Nieuwsbrief Werkkostenregeling 2011                                            

Beuningen, oktober 2010

Beste relatie,

De werkkostenregeling is een nieuwe fiscale regeling die wordt ingevoerd per 1 januari 2011. Deze regeling is ook voor u van belang. We leggen u graag uit wat de voor- en nadelen van deze nieuwe regeling voor u kunnen zijn.

Mocht u naar aanleiding hiervan nog vragen hebben dan kunt u altijd contact opnemen met Patrick Brugman.

Als u veel vergoedingen en/of verstrekkingen aan uzelf en/of personeel geeft, dan kan deze regeling grote gevolgen voor u hebben. Er geldt een overgangstermijn van 3 jaren. U kunt ieder jaar vooraf kiezen of u de werkkostenregeling wilt toepassen of dat u de huidige regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen blijft toepassen.

Wat is de werkkostenregeling?
Vrije ruimte
Gerichte vrijstellingen
Nihil waarderingen
Intermediaire kosten
Overige posten buiten de vrije ruimte
Overgangsregeling
Welke acties moet u nu nemen?
Voorbeelden (2 voorbeeldberekeningen)
Conclusie

 

De vergoedingen en verstrekkingen kunnen ingedeeld worden in vijf groepen:
-    Vrije ruimte
-    Gerichte vrijstellingen
-    Nihil waarderingen
-    Intermediaire kosten
-    Overige posten buiten de vrije ruimte
Hieronder treft u de meest  recente informatie over de groepen aan inclusief voorbeelden.

Vrije ruimte
De staatssecretaris heeft aangegeven dat vergoedingen voor een aantal posten in ieder geval binnen de vrije ruimte gaan vallen:
-    Kerstpakketten en andere kleine geschenken (niet de fruitmand bij ziekte)
-    Maaltijden in kantines (op basis van forfait, voor 2011 is dit bedrag 2,90 euro per maaltijd, ongeacht of het een ontbijt, lunch of warme maaltijd is)
-    Parkeer- veer- en tolgelden (met uitzondering van auto van de zaak)
-    Bedrijfsfitness (niet op de werkplek)
-    Contributie van personeelsverenigingen of vakvereniging
-    Fiets(plan), elektrische fiets, scooter, et cetera
-    Internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen
-    Personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera
-    Producten van het eigen bedrijf.
-    Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer boven € 0,19 per kilometer, indien deze niet belast worden bij de werknemer
-    Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet zijnde hypothecaire leningen voor de eigen woning)
-    Representatiekosten en relatiegeschenken t.b.v. van interne relaties
-    Vakliteratuur thuis
-    Werkruimte bij de werknemer thuis
-    De kosten voor de werknemer bij een niet zakelijk etentje
-    Etcetera

Gerichte vrijstellingen
-    Reiskostenvergoeding (tot € 0,19 per km)
-    Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
-    Verblijfskosten door tijdelijke werkzaamheden elders (ook een zakelijk etentje)
-    Inschrijving beroepsregister (indien registratie wettelijk vereist is of opgelegd door de beroepsgroep)
-    Kosten van cursussen, congressen e.d.
-    Maaltijden als gevolg van overwerk/koopavonden/dienstreizen
-    Kosten van outplacement
-    Studiekosten
-    Vakliteratuur op de werkplek
-    Zakelijke verhuiskosten

Let op: overschrijding van bovenstaande posten vallen in het forfait van 1,4%, of worden bij de werknemer als belastbaar loon gezien. Vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen kunnen alleen verstrekt worden indien vooraf een (steekproefsgewijs) onderzoek naar de hoogte van de kosten is gehouden.

Nihil waarderingen
Dit is een categorie verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen, maar hierbij op NIHIL of een laag bedrag worden gewaardeerd. Het gaat dan om aan de werkplek gerelateerde voorzieningen, die toch geheel of gedeeltelijk onbelast kunnen worden gegeven. Voorbeelden hiervan zijn:
-    Arbo-voorzieningen
-    Het gebruik van een fitnessruimte op de werkplek.
-    Consumpties genoten op de werkplek die geen deel uitmaken van de maaltijd. (De voorwaarde dat de consumpties moeten zijn verstrekt tijdens werktijd is vervallen.)
-    Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigen woning
-    Mobiele telefoons (zakelijk gebruik > 10%) Dit geldt voor de ter beschikking gestelde telefoons en als de werknemer gebruik maakt van een eigen telefoon en de werkgever hem het telefoonabonnement ter beschikking stelt. (Dit geldt dus niet voor het vergoeden van een telefoonabonnement van een werknemer.
-    Openbaar vervoerkaart of voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik)
-    Computer, alsmede: notebooks en laptops (zakelijk gebruik 90% of meer)
-    Uniformen of werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen of die op de werkplek achterblijven. (kleding die ook buiten werktijd gedragen kan worden (met of zonder logo) wordt niet op nihil gesteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor sportkleding)

Let op: Nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura (verstrekkingen), niet voor vergoedingen in geld.

Intermediaire kosten
Dit zijn vergoedingen van kosten die de werknemer in feite voor de werkgever voorschiet. Deze blijven onbelast. Hierbij moet o.a. gedacht worden aan:
-    Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten
-    Kosten van de auto van de zaak (parkeergeld, wassen van de auto etc.)

Overige posten buiten de vrije ruimte
-    Vergoedingen van geldboetes e.d.: deze zijn altijd volledig belast.
-    Auto van de zaak: de huidige regelingen blijven voorlopig gelden.
-    Spaarloonregeling: eindheffing van 25% blijft bestaan.
-    Levensloopbijdrage werkgever: blijft onbelast.
-    Pensioenpremie werkgever: blijft onbelast.
-    Rentevoordeel hypothecaire lening.
-    Jubileumuitkeringen bij een 25 of 40 jarig dienstverband kan nog onbelast.
-    Eenmalige uitkeringen bij overlijden blijven onbelast.

Overgangsregeling
Vanaf 2011 is er een overgangsregeling van toepassing. Op grond hiervan kunt u zelf, jaarlijks, de keuze maken of u de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen wilt blijven hanteren of de nieuwe werkkostenregeling wilt toepassen. Deze keuze moet vooraf gemaakt worden. Uw administratie en uw arbeidsvoorwaardenpakket moeten hier mogelijk op aangepast worden. Per 1 januari 2014 valt u verplicht onder de werkkostenregeling.
Werkkostenregeling of overgangsregeling?
Om na te gaan of het voor u voordelig is om vanaf 2011 de nieuwe werkkostenregeling toe te passen, is het nodig om een overzicht te maken van uw huidige vergoedingen en verstrekkingen en van de eventuele arbeidsvoorwaardelijke  en -rechtelijke consequenties. Op grond hiervan kan bepaald worden wat voor u de gunstigste keuze is.
Wat zijn nu de eventuele voor- en de nadelen om over te gaan naar de werkkostenregeling? We hebben er een aantal voor u op een rijtje gezet.
Voordelen:
•    U kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken.
•    U hoeft de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in uw loonadministratie te registreren.
•    U hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: u krijgt meer vrijheid.
•    U waardeert loon in natura tegen de factuurwaarde. De eindheffing zou kunnen vervallen.
Nadelen:
•    Risico van het overschrijden van de forfaitaire ruimte met 80% eindheffing voor rekening van de werkgever als gevolg.
•    Er wordt met deze regeling administratieve lastenverlichting beoogt. Het is echter de vraag hoe dit in de praktijk uitpakt. Vooralsnog vraagt het nu en in de opstart zorgvuldigheid en de nodige tijd en aandacht.
•    Voor een goede verwerking is het vereist dat de personeelskosten gegroepeerd en tijdig geboekt worden in de financiële administratie.

Welke acties moet u nu nemen?
U hoeft uw keuze niet aan de fiscus te melden, maar deze moet blijken uit uw administratie. Wanneer u kiest voor de nieuwe werkkostenregeling en het blijkt dat u op jaarbasis boven de forfaitaire ruimte uit komt, dan moet de belasting hierover maandelijks worden afdragen.
Voor een goede verwerking van deze kosten moeten wij van u weten van welke regeling u gebruik gaat maken.
Als u kiest voor de overgangsregeling adviseren we u wel uw administratie zo in te richten dat u een goed overzicht krijgt hoe uw personeelskosten uit gaan pakken bij de werkkostenregeling. Indien noodzakelijk kunt u dan met uw OR of personeelsvertegenwoordiging bepaalde vergoedingen (gefaseerd) beperken.

Voorbeelden
Om te zien hoe de werkkostenregeling in de praktijk kan gaan werken zijn er 2 voorbeeldberekeningen bijgevoegd.

Voorbeeld 1:
Bij de berekening met een loonsom van € 100.000,- is er gerekend met € 6.325,- aan vergoedingen/verstrekkingen.
Daarvan valt € 1.590,- onder het forfait.
Er is een vrije ruimte van 1,4% van € 100.000 = € 1.400,-
Dat betekent een overschrijving van € 190,- x 80% eindheffing = € 152,-
Als men gebruik zou maken van de overgangsregeling zou er een eindheffing zijn van € 102,-.
Overstappen naar de werkkostenregeling geeft dus een extra te betalen bedrag van € 50,-.

Voorbeeld 2:
Bij de berekening met een loonsom van € 650.000,- is er gerekend met € 60.425,- aan vergoedingen/verstrekkingen.
Daarvan valt € 25.975,- onder het forfait.
Er is een vrije ruimte van 1,4% van € 650.000 = € 9.100,-
Dat betekent een overschrijving van € 16.875,- x 80% eindheffing = € 13.500,-
Als men gebruik zou maken van de overgangsregeling zou er een eindheffing zijn van € 3.595,-.
Overstappen naar de werkkostenregeling geeft dus een extra te betalen bedrag van € 9.905,-.

De voorbeeldberekeningen kunt u downloaden door op deze link te klikken.

Conclusie
Als u meer dan 1,4% van uw loonsom aan vergoedingen geeft (personeelsfeesten/kerstpakketten en alle andere posten vermeld onder de vrije ruimte), dan is het verstandig om gebruik te maken van de overgangsregeling.

Om een grote stijging in de kosten in 2014 te voorkomen is het verstandig om het beleid betreffende de personeelsvergoedingen kritisch te bekijken.

Meer weten?
Meer informatie kunt u onder andere terugvinden op www.belastingdienst.nl  of www.antwoordvoorbedrijven.nl .

Tevens kunt u natuurlijk altijd contact opnemen met Van Winssen Personeel en Salaris. Uw contactpersoon betreffende de werkkostenregeling is Patrick Brugman (pb @ personeelensalaris [punt] nl). Wij helpen u graag bij het maken van de keuze.

Onze dienstverlening salarisadministratie

Bij Van Winssen Personeel en Salaris kunt u met alles terecht dat te maken heeft met uw personeel en salaris(administratie). Wij zijn specialist in het verzorgen van de salarisadministratie voor het middelgrote en kleine bedrijven. Onze tarieven voor het uitbesteden van uw salarisadministratie kunt u via onze site opvragen.

Van Winssen Personeel en Salaris
De Balmerd 4
6641 LD Beuningen
Tel. 024 - 675 29 04
Fax. 024 - 675 29 06
KvK nr: 09150006