Werkkostenregeling 2019 en 2020

Inzicht in uw cijfers en loonkosten door diverser hr rapportages

Werkkostenregeling 2019 en 2020

De Werkkostenregeling is een fiscale regeling die al is ingevoerd per 1 januari 2011. Sinds 2015 is deze regeling verplicht voor alle werkgevers. We leggen u graag uit wat de haken en ogen, maar ook de kansen van deze regeling voor u kunnen zijn.

Wat is de Werkkostenregeling?

Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers vergoedingen aan werknemers geven zonder dat zij hierover loonheffingen hoeven te betalen. Deze regeling wordt per 1 januari 2020 verruimd. Vanaf dan kunnen werkgevers tot € 2.000 meer aan onbelaste vergoedingen geven. De verruiming geldt voor de eerste € 400.000 van de loonsom. Daarom levert dit vooral een voordeel voor het mkb op.

De werkgever mag onbelaste vergoedingen geven tot 1,2% van de loonsom, het loon van alle medewerkers samen. Deze vrije ruimte wordt per 2020 met 0,5 procentpunt verhoogd tot 1,7%. Dat geldt voor de eerste € 400.000 van de loonsom. Voor het bedrag boven € 400.000 blijft het huidige percentage van 1,2% gelden.

Hiermee wordt de vrije ruimte maximaal € 2.000 hoger. Bij een loonsom van € 400.000 mogen werkgevers in de nieuwe situatie € 6.800 onbelast vergoeden. Nu is dat nog € 4.800.

Over onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers boven de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen of intermediaire kosten.

Maandelijks ontvangt u van ons het overzicht “Werkkostenregeling” (voorbeeld overzicht Werkkostenregeling). Zo heeft u overzicht hoeveel ruimte u heeft of welk bedrag u al heeft gebruikt. U kunt dit bekijken in het overzicht “Werkkostenregeling” dat u bij “salarisdocumenten” kunt vinden in Personeel en Salaris Online. Wilt u deze informatie volledig up-to-date hebben, dan is het verstandig om de gebruikte vrije ruimte (vanuit de financiële administratie) maandelijks aan ons door te geven via Personeel en Salaris Online.

In de afgelopen jaren is het volgende aangepast:

  • De vrije ruimte is per 2020 met 0,5 procentpunt verhoogd tot 1,7%. Dat geldt voor de eerste € 400.000 van de loonsom. Voor het bedrag boven € 400.000 blijft het huidige percentage van 1,2% gelden.
  • De kosten van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vallen vanaf 2020 onder de gerichte vrijstellingen
  • De gebruikelijkheidstoets is aangescherpt. Kort gezegd; bestanddelen waarvan het niet gebruikelijk is dat ze in de eindheffing worden betrokken zijn loon. (uitleg Belastingdienst);
  • Het rentevoordeel van een personeelslening is verplicht belast loon voor de werknemer. Ook als de lening wordt gebruikt voor de eigen woning van de werknemer. Het rentevoordeel mag dus niet ten laste  van de vrije ruimte worden gebracht. De lening voor de (elektrische) fiets is niet belast;
  • Let er vooral op dat u vrijgestelde vergoedingen of verstrekkingen of nihil waarderingen vooraf hebt aangewezen. Zonder aanwijzen geldt geen vrijstelling.
  • Introductie van een ‘noodzakelijkheidscriterium’ voor gereedschappen en voor computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur en de mogelijkheid tot vergoeden;
  • Mogelijkheid tot saldering na afloop van het jaar;
  • Vrijstelling voor branche-eigen producten ;
  • De concernregeling maakt het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. Let op! U mag dan slechts eenmaal de 1,7% opbouw vrije ruimte hanteren over de gezamenlijke eerste € 400.000 loonsom.

 

Hoe werkt de werkkostenregeling?

5 soorten vergoedingen en verstrekkingen

De vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunnen ingedeeld worden in vijf groepen:

  • Gerichte vrijstellingen
  • Nihil waarderingen
  • Intermediaire kosten
  • Overige posten buiten de vrije ruimte
  • Vrije ruimte

 

Hoe zorgt u voor een correcte verwerking?

Voor een goede verwerking van alle vergoedingen en verstrekkingen moet u de volgende stappen doorlopen:

Stap 1 – Bepaal of een vergoeding of verstrekking valt onder een van de volgende categorieën:
  • Gerichte vrijstellingen
  • Nihil waarderingen
  • Intermediaire kosten
  • Overige posten buiten de vrije ruimte


Bij deze posten kunt u de vergoeding of verstrekking onbelast vergoeden (met uitzondering van de verkeersboete).

Stap 2 – Alle overige vergoedingen en verstrekkingen zijn in principe belast loon.

U kunt er echter nu voor kiezen om een bepaalde vergoeding aan te wijzen als een vergoeding uit de vrije ruimte. Als deze vergoeding voldoet aan de gebruikelijkheidstoets, mag de vergoeding onbelast aan de werknemer worden uitgekeerd. We hebben veel voorkomende vergoedingen en verstrekkingen uit de vrije ruimte vermeld onder het kopje Vrije ruimte.

Stap 3 – Alle vergoedingen en verstrekkingen die niet zijn aangewezen als vergoeding uit de vrije ruimte moeten worden verwerkt als belast loon.

 

Stap 4 – Na afloop van het kalenderjaar wordt bepaald hoeveel vrije ruimte u heeft opgebouwd.

Informeer ons als u de vrije ruimte overschrijdt.

Als u een hoger bedrag heeft aangewezen als een vergoeding uit de vrije ruimte, dan moet u over het meerdere 80% belasting betalen. Dit gaat in de vorm van een eindheffing in de loonaangifte van januari. Dat wil zeggen dat dit niet bij de werknemers wordt verwerkt, maar het bedrag van de eindheffing wordt opgeteld bij het te betalen bedrag van uw aangifte loonheffingen.

Hieronder treft u de meest recente informatie over de groepen aan inclusief voorbeelden.

Gerichte vrijstellingen

  • VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)
  • Reiskostenvergoeding (tot € 0,19 per km)
  • Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
  • Verblijfskosten door tijdelijke werkzaamheden elders
  • Zakelijk eten met een klant
  • Inschrijving beroepsregister (indien registratie wettelijk vereist is of opgelegd door de beroepsgroep)
  • Kosten van cursussen, congressen e.d.
  • Maaltijden als gevolg van overwerk/koopavonden/dienstreizen
  • Maaltijden in kantines; hiervoor gelden vaste bedragen. De waarde van een maaltijd in een bedrijfskantine is € 3,35 (2019), ongeacht of het een ontbijt, lunch of warme maaltijd is. Het meerdere is vrijgesteld. € 3,35 is ook van toepassing als de kosten van de maaltijd minder zijn geweest dan € 3,35 per maaltijd. De waarde (€ 3,35) moet worden bijgeteld als loon in natura, netto ingehouden of ondergebracht in de vrije ruime (of een combinatie daarvan).
  • Kosten van outplacement
  • Producten van het eigen bedrijf (maximum korting 20% van de waarde in de winkel, met een maximum van € 500,- per kalenderjaar)
  • Studiekosten
  • Vakliteratuur
  • Zakelijke verhuiskosten
  • Mobiele telefoons: de werkgever mag een telefoon, computer, i-pad en gereedschap onbelast aan een werknemer verstrekken mits ze daadwerkelijk bij het werk worden gebruikt. De werkgever bepaalt aan welke eisen de voorziening moet voldoen en deze verstrekking mag niet worden uitgeruild in het cafetariamodel. Deze eisen worden het “noodzakelijkheidscriterium” genoemd. De werknemer geeft de voorziening terug of betaalt de restwaarde als hij de voorziening niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.
  • Gereedschappen, computers (notebooks en laptops), mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Ook hier geldt dat werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde betaalt als hij de voorziening niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. Deze vergoedingen of verstrekkingen mogen niet worden gebruikt in een cafetariasysteem. U mag wel een budget vaststellen waarmee de werknemer bijvoorbeeld een telefoon mag kopen. Als de werknemer dan een duurdere telefoon wil mag dat. In dat geval moet de werknemer een eigen bijdrage betalen uit zijn netto loon.


De vrijstelling geldt alleen als u de vergoeding of verstrekking vooraf heeft aangewezen. Zonder aanwijzing geldt geen vrijstelling. Voor aanwijzen geldt een vrije bewijsleer. U moet aannemelijk maken dat u hebt aangewezen.

U mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, zolang u maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. U moet ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Let op! Overschrijding van bovenstaande posten vallen in de vrije ruimte of worden bij de werknemer als belastbaar loon gezien.

Vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen kunnen alleen verstrekt worden indien vooraf een (steekproefsgewijs) onderzoek naar de hoogte van de kosten is gehouden.

Nihil waarderingen

Dit is een categorie verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen, maar hierbij op NIHIL of een laag bedrag worden gewaardeerd. Het gaat dan om aan de werkplek gerelateerde voorzieningen, die toch geheel of gedeeltelijk onbelast kunnen worden gegeven. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Arbo-voorzieningen
  • Het gebruik van een fitnessruimte op de werkplek.
  • Consumpties genoten op de werkplek die geen deel uitmaken van de maaltijd. (De voorwaarde dat de consumpties moeten zijn verstrekt tijdens werktijd is vervallen.)
  • Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigen woning
  • Openbaar vervoerkaart of voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik)
  • Het rentevoordeel van een personeelslening waarmee de werknemer een fiets koopt.
  • Uniformen of werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen of die op de werkplek achterblijven. Kleding die ook buiten werktijd gedragen kan worden (met of zonder logo) wordt niet op nihil gesteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor sportkleding.
  • arbovoorzieningen op de werkplek
  • arbovoorzieningen buiten de werkplek (bijvoorbeeld een medische keuring)

 

Intermediaire kosten

Dit zijn vergoedingen van kosten die de werknemer in feite voor de werkgever voorschiet. Deze blijven onbelast. Hierbij moet o.a. gedacht worden aan:

  • Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten
  • Kosten van de auto van de zaak (parkeergeld, wassen van de auto etc.)

 

Overige posten buiten de vrije ruimte

  • Vergoedingen van geldboetes e.d.: deze zijn altijd volledig belast.
  • Pensioenpremie werkgever: blijft onbelast.
  • Jubileumuitkeringen bij een 25 of 40 jarig dienstverband, het blijft mogelijk om een maandsalaris onbelast te geven.
  • Eenmalige uitkeringen bij overlijden blijven onbelast.
  • Kleine geschenken die buiten de werkgever – werknemer relatie vallen. Denk hierbij aan een fruitmand voor een zieke werknemer of een cadeau voor een jarige werknemer. Het moet een attentie zijn in een situatie waarin u ook anderen zo’n attentie zouden geven. Het mag geen geld of waardebon zijn. De factuurwaarde is maximaal € 25,-.

 

Vrije ruimte

Vergoedingen en/of verstrekkingen die onder de vrije ruimte vallen zijn onder andere:

  • Kerstpakketten en andere kleine geschenken (niet de fruitmand bij ziekte)
  • Parkeer- veer- en tolgelden bij een eigen auto (met uitzondering van auto van de zaak)
  • Bedrijfsfitness (niet op de werkplek)
  • Contributie van personeelsverenigingen of vakvereniging
  • Fiets(plan), elektrische fiets, scooter, et cetera
  • Personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera
  • Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer boven € 0,19 per kilometer, indien deze niet belast worden bij de werknemer
  • Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet zijnde hypothecaire leningen voor de eigen woning)
  • Werkruimte bij de werknemer thuis
  • De kosten voor de werknemer bij een niet zakelijk etentje

Et cetera

Welke acties moet u ondernemen?
  • Uw administratie moet zo ingericht zijn dat u een goed overzicht krijgt hoe uw personeelskosten uit gaan pakken bij de Werkkostenregeling; uit uw administratie moet blijken welke vergoedingen uit de vrije ruimte zijn betaald en welke vergoedingen uit de overige groepen. We kunnen ervoor zorgen dat uw online salarisadministratie wordt gekoppeld aan uw financiële administratie. We hebben daarvoor diverse koppelingen.
  • Als u een vaste kostenvergoeding aan uw werknemers geeft, dan dient u te beoordelen of dit een vergoeding uit de vrije ruimte is, of uit een van de andere groepen. De vaste kostenvergoeding mag geen mix zijn van vergoedingen uit de vrije ruimte en de andere groepen. Als dat wel het geval is horen we graag waaruit de vaste kostenvergoeding bestaat. De vaste kostenvergoeding zal dan gesplitst moeten worden.
  • Bij het gebruik van de Werkkostenregeling dient u op het genietingsmoment te bepalen of u dit gaat onderbrengen in de vrije ruimte of gaat belasten als loon. U kunt de vergoeding niet op het einde van het kalenderjaar alsnog onderbrengen in de vrije ruimte.
  • Vooraf aanwijzen is noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van vrijstellingen of nihil waarderingen.

 

Uitvoering

Om te kunnen bepalen of er een eindheffing betaald moet worden, hebben we van u het bedrag nodig wat u heeft betaald aan vergoedingen of verstrekkingen uit de vrije ruimte. Als u zeker weet dat er geen eindheffing verschuldigd is hoeft u niets door te geven.

Als er wel eindheffing betaald moet worden of als u twijfelt dan ontvangen we graag het bedrag wat u heeft betaald aan vergoedingen uit de vrije ruimte. Dit kan aan het einde van het jaar, maar u kunt het ook maandelijks doorgeven.

Conclusie

Als u meer dan de vrije ruimte aan vergoedingen geeft dan is het verstandig om het beleid betreffende de personeelsvergoedingen kritisch te bekijken. Wellicht zijn bepaalde vergoedingen of verstrekkingen vrijgesteld. Wij helpen u daar graag bij.

Wilt u meer weten naar aanleiding van dit artikel?

Neem contact met ons op en wij vertellen u graag meer.