Werkkostenregeling 2024

gepubliceerd: 21 december 2023

Wat is de Werkkostenregeling?

Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers onbelaste vergoedingen aan werknemers geven. Voor 2024 gelden de volgende opbouwpercentages: tot een loonsom van € 400.000,- geldt een opbouw van 1,92%. Over de loonsom boven de € 400.000,- bouw je 1,18% vrije ruimte op. Dit is een verlaging ten opzichte van de 3% opbouw over de eerste € 400.000,- loonsom in 2023.

Vanuit de werkkostenregeling kun je bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen of intermediaire kosten. Daarnaast kun je dus vanuit de opgebouwde vrije ruimte, onbelaste vergoedingen of bonussen aan je werknemers geven. Over onbelaste vergoedingen en verstrekkingen boven de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing. 

Maandelijks ontvang je van ons het overzicht “Werkkostenregeling” (voorbeeld overzicht Werkkostenregeling). Zo heb je inzicht in welk bedrag van de vrije ruimte je al hebt gebruikt en hoeveel ruimte je opgebouwd en nog beschikbaar hebt. Je kunt dit bekijken in het overzicht “Werkkostenregeling” dat je bij “salarisdocumenten” kunt vinden in Personeel en Salaris Online. Wil je deze informatie volledig up-to-date hebben, dan is het verstandig om de gebruikte vrije ruimte (vanuit de financiële administratie) maandelijks aan ons door te geven via Personeel en Salaris Online.

Hoe werkt de werkkostenregeling?

5 soorten vergoedingen en verstrekkingen

De vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunnen ingedeeld worden in vijf groepen:

• Gerichte vrijstellingen
• Nihil waarderingen
• Intermediaire kosten
• Overige posten buiten de vrije ruimte
• Vrije ruimte

Hoe zorg je voor een correcte verwerking?

Voor een goede verwerking van alle vergoedingen en verstrekkingen moet je de volgende stappen doorlopen:

Stap 1 – Bepaal of een vergoeding of verstrekking valt onder een van de volgende categorieën:

• Gerichte vrijstellingen
• Nihil waarderingen
• Intermediaire kosten
• Overige posten buiten de vrije ruimte

Bij deze posten kun je de vergoeding of verstrekking onbelast vergoeden (met uitzondering van de verkeersboete).

Stap 2 – Alle overige vergoedingen en verstrekkingen zijn in principe belast loon.

Je kunt er echter nu voor kiezen om een bepaalde vergoeding aan te wijzen als een vergoeding uit de vrije ruimte. Als deze vergoeding voldoet aan de gebruikelijkheidstoets, mag de vergoeding onbelast aan de werknemer worden uitgekeerd. We hebben veel voorkomende vergoedingen en verstrekkingen uit de vrije ruimte vermeld onder het kopje Vrije ruimte.

Stap 3 – Alle vergoedingen en verstrekkingen die niet zijn aangewezen als vergoeding uit de vrije ruimte moeten worden verwerkt als belast loon.

Stap 4 – Na afloop van het kalenderjaar wordt bepaald hoeveel vrije ruimte je hebt opgebouwd.

Informeer ons als je de vrije ruimte overschrijdt.

Als je een hoger bedrag hebt aangewezen als een vergoeding uit de vrije ruimte, dan moet je over het meerdere 80% belasting betalen. Dit gaat in de vorm van een eindheffing in de loonaangifte van januari. Dat wil zeggen dat dit niet bij de werknemers wordt verwerkt, maar het bedrag van de eindheffing wordt opgeteld bij het te betalen bedrag van jouw aangifte loonheffingen.

Hieronder tref je de meest recente informatie voor 2024 aan over de groepen

inclusief voorbeelden

Gerichte vrijstellingen

• VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)
• Reiskostenvergoeding (vanaf 2024 tot maximaal € 0,23 per km)
• Thuiswerkvergoeding (vanaf 2024 maximaal € 2,35 per thuiswerkdag)
• Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
• Verblijfskosten door tijdelijke werkzaamheden elders
• Zakelijk eten met een klant
• Inschrijving beroepsregister (indien registratie wettelijk vereist is of opgelegd door de beroepsgroep)
• Kosten van cursussen, congressen e.d.
• Maaltijden als gevolg van overwerk/koopavonden/dienstreizen
• Maaltijden in kantines; hiervoor gelden vaste bedragen. De waarde van een maaltijd in een bedrijfskantine is € 3,90 (2024), ongeacht of het een ontbijt, lunch of warme maaltijd is. Het meerdere is vrijgesteld. € 3,90 is ook van toepassing als de kosten van de maaltijd minder zijn geweest dan € 3,90 per maaltijd. De waarde (€ 3,90) moet worden bijgeteld als loon in natura, netto ingehouden of ondergebracht in de vrije ruime (of een combinatie daarvan).
• Kosten van outplacement
• Producten van het eigen bedrijf (maximum korting 20% van de waarde in de winkel, met een maximum van € 500,- per kalenderjaar)
• Studiekosten
• Vakliteratuur
• Zakelijke verhuiskosten
• Mobiele telefoons: de werkgever mag een telefoon, computer, i-pad en gereedschap onbelast aan een werknemer verstrekken mits ze daadwerkelijk bij het werk worden gebruikt. De werkgever bepaalt aan welke eisen de voorziening moet voldoen en deze verstrekking mag niet worden uitgeruild in het cafetariamodel. Deze eisen worden het “noodzakelijkheidscriterium” genoemd. De werknemer geeft de voorziening terug of betaalt de restwaarde als hij de voorziening niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.
• Gereedschappen, computers (notebooks en laptops), mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Ook hier geldt dat werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde betaalt als hij de voorziening niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. Deze vergoedingen of verstrekkingen mogen niet worden gebruikt in een cafetariasysteem. Je mag wel een budget vaststellen waarmee de werknemer bijvoorbeeld een telefoon mag kopen. Als de werknemer dan een duurdere telefoon wil mag dat. In dat geval moet de werknemer een eigen bijdrage betalen uit zijn netto loon.
• Arbovoorzieningen: niet alle Arbovoorzieningen zijn gericht vrijgesteld. De gerichte vrijstelling geldt allen voor arbovoorzieningen die verplicht zijn volgens de Arbeidsomstandighedenwet. Dit zijn bijvoorbeeld een ergonomisch verantwoorde bureaustoel, een beelschermbril, een laboratoriumjas en veiligheidsschonen. Een cursus stoppen met roken, gezondheidschecks en sportivieve activiteiten zijn niet vrijgesteld. Om de arbovoorziening vrijgesteld te mogen vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen mag er geen eigen bijdrage van de werknemer zijn.

De vrijstelling geldt alleen als je de vergoeding of verstrekking vooraf hebt aangewezen. Zonder aanwijzing geldt geen vrijstelling. Voor aanwijzen geldt een vrije bewijsleer. Je moet aannemelijk maken dat je hebt aangewezen.

Je mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, zolang je maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. Je moet ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Let op! Overschrijding van bovenstaande posten vallen in de vrije ruimte of worden bij de werknemer als belastbaar loon gezien.

Vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen kunnen alleen verstrekt worden indien vooraf een (steekproefsgewijs) onderzoek naar de hoogte van de kosten is gehouden.

Nihil waarderingen

Dit is een categorie verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen, maar hierbij op NIHIL of een laag bedrag worden gewaardeerd. Het gaat dan om aan de werkplek gerelateerde voorzieningen, die toch geheel of gedeeltelijk onbelast kunnen worden gegeven. Voorbeelden hiervan zijn:

• Voorzieningen op de werkplek (denk bijvoorbeeld aan een bureau).
• Het gebruik van een fitnessruimte op de werkplek.
• Consumpties genoten op de werkplek die geen deel uitmaken van de maaltijd. (De voorwaarde dat de consumpties moeten zijn verstrekt tijdens werktijd is vervallen.)
• Openbaar vervoerkaart of voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik)
• Het rentevoordeel van een personeelslening waarmee de werknemer een (elektrische) fiets of een elektrische scooter koopt.
• Uniformen of werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen of die op de werkplek achterblijven. Kleding die ook buiten werktijd gedragen kan worden (met of zonder logo) wordt niet op nihil gesteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor sportkleding.
• voorzieningen in de werkruimte thuis.

Intermediaire kosten

Dit zijn vergoedingen van kosten die de werknemer in feite voor de werkgever voorschiet. Deze blijven onbelast. Hierbij moet o.a. gedacht worden aan:

• Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten
• Kosten van de auto van de zaak (parkeergeld, wassen van de auto etc.)

Overige posten buiten de vrije ruimte

• Vergoedingen van geldboetes e.d.: deze zijn altijd volledig belast.
• Pensioenpremie werkgever: blijft onbelast.
• Jubileumuitkeringen bij een 25 of 40 jarig dienstverband, het blijft mogelijk om een maandsalaris onbelast te geven.
• Eenmalige uitkeringen bij overlijden blijven onbelast.
• Kleine geschenken die buiten de werkgever – werknemer relatie vallen. Denk hierbij aan een fruitmand voor een zieke werknemer of een cadeau voor een jarige werknemer. Het moet een attentie zijn in een situatie waarin je ook anderen zo’n attentie zouden geven. Het mag geen geld of waardebon zijn. De factuurwaarde is maximaal € 25,-.

Vrije ruimte

Vergoedingen en/of verstrekkingen die onder de vrije ruimte vallen zijn onder andere:

• Kerstpakketten en andere kleine geschenken (niet de fruitmand bij ziekte)
• Parkeer- veer- en tolgelden bij een eigen auto (met uitzondering van auto van de zaak)
• Bedrijfsfitness (niet op de werkplek)
• Contributie van personeelsverenigingen of vakvereniging
• Fiets(plan), elektrische fiets, scooter, et cetera
• Personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera
• Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer boven € 0,23 per kilometer (2024), indien deze niet belast worden bij de werknemer
• Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet zijnde hypothecaire leningen voor de eigen woning)
• Werkruimte bij de werknemer thuis
• De kosten voor de werknemer bij een niet zakelijk etentje

Et cetera

Welke acties moet je ondernemen?

• Je administratie moet zo ingericht zijn dat je een goed overzicht krijgt hoe jouw personeelskosten uit gaan pakken bij de Werkkostenregeling; uit jouw administratie moet blijken welke vergoedingen uit de vrije ruimte zijn betaald en welke vergoedingen uit de overige groepen. We kunnen ervoor zorgen dat jouw online salarisadministratie wordt gekoppeld aan je financiële administratie. Dat doen we graag als je kiest voor salarisadministratie uitbesteden. We hebben daarvoor diverse koppelingen.
• Als je een vaste kostenvergoeding aan je werknemers geeft, dan dien je te beoordelen of dit een vergoeding uit de vrije ruimte is, of uit een van de andere groepen. De vaste kostenvergoeding mag geen mix zijn van vergoedingen uit de vrije ruimte en de andere groepen. Als dat wel het geval is horen we graag waaruit de vaste kostenvergoeding bestaat. De vaste kostenvergoeding zal dan gesplitst moeten worden.
• Bij het gebruik van de Werkkostenregeling dien je op het genietingsmoment te bepalen of je dit gaat onderbrengen in de vrije ruimte of gaat belasten als loon. Je kunt de vergoeding niet op het einde van het kalenderjaar alsnog onderbrengen in de vrije ruimte.
• Vooraf aanwijzen is noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van vrijstellingen of nihil waarderingen.

Uitvoering

Om te kunnen bepalen of er een eindheffing betaald moet worden, hebben we van jou het bedrag nodig wat je hebt betaald aan vergoedingen of verstrekkingen uit de vrije ruimte. Als je zeker weet dat er geen eindheffing verschuldigd is, hoef je niets door te geven.

Als er wel eindheffing betaald moet worden of als je twijfelt dan ontvangen we graag het bedrag wat je hebt betaald aan vergoedingen uit de vrije ruimte. Dit kan aan het einde van het jaar, maar je kunt het ook maandelijks doorgeven.

Conclusie

Als je meer dan de vrije ruimte aan vergoedingen geeft dan is het verstandig om het beleid betreffende de personeelsvergoedingen kritisch te bekijken. Wellicht zijn bepaalde vergoedingen of verstrekkingen vrijgesteld. Wij helpen je daar graag bij.