Onze salarissoftware

Loonadministratie is een onderdeel van de financiële zaken van je organisatie. Wanneer je de kennis, expertise of software in huis hebt, kun je je administratie zelf uitvoeren. Dit geeft je controle en flexibiliteit. De complexiteit van de loonadministratie vraagt om kennis van wet- en regelgeving. Zelf je loonadministratie uitvoeren vergroot kans op administratieve fouten. Dit kan zorgen voor vertraging, mogelijke boetes of sancties.

Het uitbesteden van je loonadministratie biedt vele voordelen. Je maakt gebruik van twee vaste contactpersonen die gespecialiseerd zijn in loonadministratie. Het uitbesteden van je loonadministratie verhoogt de efficiëntie en bespaart je veel tijd. Je hebt altijd en overal toegang tot gegevens en documenten in een beveiligde omgeving. Dit maakt het uitbesteden van loonadministratie aantrekkelijk voor bedrijven van elke omvang.

Wat is loonadministratie?

Loonadministratie is het beheren en verwerken van de salarisbetalingen en gerelateerde financiële zaken van je organisatie. Het doel is om ervoor te zorgen dat werknemers correct en tijdig betaald worden. Het is belangrijk dat de organisatie voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving. Het salaris van je werknemers kun je periodiek (maandelijks of welke 4 weken) verwerken. Dit doe je in samenwerking met een accountantskantoor of salarisadministratiekantoor. Hierbij wordt vaak gebruik gemaakt van salarissoftware of de loonadministratie wordt uitbesteed. Hiermee verhoog je de nauwkeurigheid en verminder je je administratieve lasten.

Wat komt er allemaal kijken bij loonadministratie?

Loonadministratie omvat het berekenen van lonen, het bijhouden van gewerkte uren, het toepassen van belastingen en andere inhoudingen en het zorgen voor de tijdige uitbetaling aan werknemers. Daarnaast omvat de administratie van je lonen het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het indienen van belastingaangiftes, sociale verzekeringsbijdragen en het opstellen van loonstroken. Het doel is om ervoor te zorgen dat werknemers correct en tijdig betaald worden. Het is hierbij belangrijk dat je organisatie voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving.

Welke wetten en regels gelden er bij loonadministratie?

Bij loonadministratie komt veel wet- en regelgeving kijken. Denk alleen al aan het wettelijk minimumloon, eventueel pensioen en verzekeringen. Ook kan er een CAO van toepassing zijn waar je je als werkgever goed aan moet houden. CAO’s krijgen regelmatig een update. Het is belangrijk om deze goed te kennen en in de gaten te houden.

Als werkgever moet je de gegevens van je medewerkers juist verwerken op de salarisstroken en ben je verplicht om deze door te geven aan de belastingdienst. De Belastingdienst heeft hierbij minimaal enkele gegevens van de medewerker nodig, zoals de bedrijfsnaam, persoonsgegevens van de medewerker, het brutoloon, inhoudingen op het loon, het vakantiegeld en de opbouw van het loon.

Kan ik loonadministratie zelf doen?

Afhankelijk van de kennis die binnen jouw bedrijf aanwezig is op het gebied van loonadministratie, kun je je loonadministratie zelf uitvoeren of uitbesteden. Wanneer je zelf je loonadministratie uitvoert, beheer je zelf de gegevens van je organisatie en medewerkers. Hierdoor kun je direct aanpassingen doorvoeren. Je bouwt kennis op van systemen, boekhouding en wet- en regelgeving. Om een goede keuze te maken, kun je rekening houden met deze drie overwegingen:

overweging 1 – signaleren en vastleggen

Gebruik je nog steeds verouderde Excel-bestanden voor je personeelsadministratie? Het is tijd om over te stappen op een geavanceerdere en efficiëntere oplossing: Personeel en Salaris Online. In ons portaal worden alle gegevens overzichtelijk en gestructureerd weergegeven, van persoonlijke informatie van medewerkers tot belangrijke documenten zoals contracten en loonbelastingverklaringen. Alles is met slechts een paar klikken toegankelijk, zodat je niets meer over het hoofd ziet.

overweging 2 –  inzicht

Werkgevers vinden in ons systeem alles wat ze nodig hebben voor het beheer van hun loonadministratie. Onze up-to-date dashboards en overzichtelijke rapporten bieden direct inzicht in alle belangrijke cijfers, wat de besluitvorming aanzienlijk vereenvoudigt. Bovendien kunnen gebruikers zelf rapportages, overzichten en pro forma berekeningen samenstellen. Of het nu gaat om het bijhouden van personeelskosten, het analyseren van verlofpatronen, of het maken van prognoses, met onze gebruiksvriendelijke tools is dit allemaal mogelijk. Alle overzichten en rapporten kunnen eenvoudig worden geëxporteerd naar Excel en/of PDF, zodat je ze gemakkelijk kunt delen en archiveren op de manier die jij wenst.

Voor medewerkers bieden we een uitgebreid digitaal personeelsdossier, waar ze eenvoudig hun loonstroken en jaaropgaven kunnen inzien. Alles is beveiligd volgens de strengste AVG-normen, zodat de privacy gewaarborgd blijft. En het beste van alles: dit kan eenvoudig via onze app!

overweging 3 – tijd besparen

Onze salaris- en HR-software integreert moeiteloos met meer dan 115 andere softwaresystemen, waardoor je jouw werk efficiënter kunt uitvoeren. Dit bespaart tijd door dubbele handelingen en invoer te voorkomen. Zo worden bijvoorbeeld in- en uitdiensttredingen en wijzigingen in werknemersgegevens automatisch gesynchroniseerd tussen onze software en jouw systemen. Dit zorgt voor een continue en betrouwbare dekking. Hierdoor ben je verzekerd van up-to-date informatie. Daarnaast kan onze software koppelen met meer dan 40 verschillende uren- en planningssystemen. Gewerkte uren, verlof en ploegentoeslagen worden met één druk op de knop direct doorgestuurd naar je loonadministratie.

Waar moet software voor loonadministratie aan voldoen?

Het uitbesteden van de loonadministratie levert diverse voordelen op, waaronder tijdsbesparing, toegang tot de expertise van twee vaste professionals, en een lager risico op fouten. Wij zorgen ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de nieuwste wet- en regelgeving en passen deze direct toe in je loonadministratie. Medewerkers hebben de mogelijkheid om via hun persoonlijke online omgeving verlofaanvragen, overuren en declaraties in te dienen. De manager kan deze aanvragen vervolgens eenvoudig goedkeuren, waarna ze automatisch worden verwerkt in de online salarisadministratie.

Vragen over loonadministratie?

Wil je meer weten over de verwerking van jouw loonadministratie? Neem contact met ons op.

Je kunt jouw loonheffingennummer altijd terug vinden op de brief die de Belastingdienst je in november of december stuurt met de betaaldata van de aangiftes voor het komende jaar.

Als je hebt gekozen voor salarisadministratie uitbesteden dan kun je jouw loonheffingennummer ook makkelijk opzoeken in de Personeel en Salaris Portal en Personeel en Salaris Online. Lees verder op onze Kennisbank.

Als je werknemers in dienst hebt, moet je ook loonaangifte doen bij de Belastingdienst. Wij doen dit uiteraard voor jou. Via e-mail krijg je rond de 5e van de maand na de salarisverwerking bericht van ons met het te betalen bedrag, het betalingskenmerk, rekeningnummer en de uiterste betaaldatum. Met deze gegevens kun je de loonaangifte betalen.

Met het SEPA-betaalbestand betaal je eenvoudig de salarissen van jouw werknemers. Nadat de digitale loonstroken zijn gemaakt, heb je in Personeel en Salaris Online de beschikking over het SEPA-betaalbestand. je kiest zelf de gewenste betaaldatum en download het SEPA-betaalbestand. Je leest deze in in je eigen bankprogramma. De salarissen worden op de door jou gewenste datum automatisch aan je medewerkers uitbetaald. Lees verder op onze Kennisbank.

Met onze salarissoftware geef je digitaal eenvoudig wijzigingen aan ons door. Bijvoorbeeld gewerkte uren en dagen van de oproepkrachten, extra uren van parttimers of extra reiskosten en andere gemaakte kosten. Ook personele wijzigingen zoals adres- of IBAN-wijzigingen geef je eenvoudig online door. Nieuwe medewerkers voer je zelf direct online in en ook uitdiensttredingen verwerk je eenvoudig zelf online. Uiteraard controleren onze ervaren salarisspecialisten alle bijzonderheden.

Wij kunnen ook jouw tijdsregistratie- of planningssysteem koppelen aan onze salarissoftware. Je voert jouw medewerkers slecht in één softwareomgeving in en deze gegevens worden automatisch in het andere pakket toegevoegd. Gewerkte uren, toeslagen en andere bijzonderheden verstuur je met één druk op de knop vanuit jouw urenregistratiesoftware naar onze salarissoftware. Wij maken dan op basis van deze gegevens voor jou de salarisberekeningen en sturen je bericht als de loonstroken voor je klaar staan. Accuraat, eenvoudig en snel! Wil je hier meer over weten? Neem direct contact met ons op!