Salarisadministratie uitbesteden is voor de meeste bedrijven een verstandige keuze. Meer dan 800 werkgevers hebben gekozen voor de specialisten van Van Winssen Personeel en Salaris. Ontdek waarom je salarisadministratie uitbesteden aan Van Winssen Personeel en Salaris voor jou een slimme keuze is.
De loonstroken verstuur je met één druk op de knop digitaal naar de loonstroken-app van je medewerkers. Alle salarissen kun je vlot betalen met één betaalbestand. Verlofdagen kunnen via de app worden aangevraagd en worden na akkoord (per mail) automatisch verwerkt in de verlofadministratie. We maken het je graag zo makkelijk mogelijk!
We helpen je met alles dat met personeels- en salarisadministratie te maken heeft. Twee vaste contactpersonen zijn je persoonlijke aanspreekpunt.
Specialisten in salarisadministratie
Salarisadministratie is een specialisme dat veel kennis en ervaring vraagt. De ervaren salarisspecialisten van Van Winssen Personeel en Salaris verzorgen voor jou de gehele salarisadministratie. Van de loonstroken, de jaaropgaven en de loonaangifte tot de loonjournaalposten voor je financiële administratie en de pensioenaangifte; wij zorgen ervoor.
Je krijgt toegang tot je eigen online omgeving in onze gebruiksvriendelijke software Personeel en Salaris Online. Hierin kun je zelf eenvoudig de wijzigingen doorgeven en is je personeels- en salarisadministratie altijd en overal beschikbaar.
We hebben meer dan 115 koppelingen met bijvoorbeeld uren-, kassa- en planningssystemen (meer dan 40 systemen). Maar ook boekhoudkoppelingen met vrijwel alle bekende financiële pakketten passen we veel toe.
Wij zorgen voor je personeels- en salarisadministratie op een manier die voor jou makkelijk en goed werkt!
Waarom salarisadministratie uitbesteden?
Wat zijn de voordelen voor ruim 800 ondernemers bij Van Winssen Personeel en Salaris?
Altijd kennis en expertise bij de hand
Met één druk op de knop krijgen je medewerkers de loonstroken in hun app of eigen online portaal
Betalen van alle salarissen kan in één keer met de gewenste betaaldatum
Verlof- en verzuimregistratie in dezelfde online omgeving
Bespaart je veel tijd
Overzicht over je administratie wanneer jij dat nodig hebt
Te koppelen met meer dan 115 andere softwarepakketten
Onze referenties
Hoe werkt salarisadministratie uitbesteden?
Samen met jou verzamelen we alle informatie die nodig is om voor jou de salarisadministratie te verzorgen. Wij richten voor jou de software op maat in en nemen je mee in hoe onze portal werkt. Ook hebben we onze kennisbank met veel korte, handige artikelen over hoe je specifieke zaken voor je personeels- en salarisadministratie door kunt geven.
Afhankelijk van de grootte van je bedrijf en je wensen op het gebied van salarisverwerking, digitale loonstroken, verlofregistratie, Employee Self Service en alle overige salaris- en HR-zaken, kiezen we welke onderdelen je gaat gebruiken van Personeel en Salaris Online.
De basis: Personeel en Salaris Portal
Je krijgt toegang tot je eigen salarisadministratie online: Personeel en Salaris Portal. Hierin kun je de loonstroken, de journaalposten en de loonaangifte inzien, het SEPA-betaalbestand downloaden en verschillende overzichten raadplegen. Overzichten op het gebied van bijvoorbeeld je werkgeverslasten, de vrije ruimte van de werkkostenregeling, dashboards en vele andere zaken zijn voor je beschikbaar.
Je ontvangt van ons een e-mail als de salarisverwerking is gedaan en je kunt inloggen om de stroken te bekijken. Ook van de loonaangifte bij de Belastingdienst ontvang je van ons per e-mail een bericht met daarin het bedrag, betalingskenmerk en de uiterste betaaldatum. Betalen kan eenvoudig via iDeal of een SEPA-betaalbestand.
Handige snelinvoer
Via de Portal kun je eenvoudig wijzigingen digitaal aan ons doorgeven. Voor wijzigingen die vaker voorkomen, zoals bijvoorbeeld extra uren, specifieke toeslagen of een kilometervergoeding, maken wij voor je een handige online snelinvoer op maat.
We sturen je verschillende signalen en herinneringen per e-mail bij aflopende contracten, jubilea, proeftijden die aflopen en verjaardagen. De frequentie zullen we naar jouw wensen aanpassen.
De basisversie Personeel en Salaris Portal voldoet voor veel werkgevers prima wanneer je één of enkele werknemers in dienst hebt.
Meer: Personeel en Salaris Online
Personeel en Salaris Online gaat een stap verder en geeft je naast alle functionaliteiten van Personeel en Salaris Portal vele extra mogelijkheden. Pro forma berekeningen kun je zelf maken en je hebt een digitaal personeelsdossier.
Met één klik worden de loonstroken verstuurd naar je werknemers. Zij ontvangen hiervan bericht en kunnen hun loonstrook digitaal inzien op de website of in de (gratis) app. AVG proof, snel en gemakkelijk.
Pro forma berekeningen
Je hebt online en realtime toegang tot je gegevens, die je ook realtime kunt wijzigen. Het effect van je eigen aanpassingen kun je direct inzien in de interactieve loonstrook voor de komende maand bij de werknemer. Ook voor sollicitanten maak je eenvoudig zelf pro forma berekeningen.
Met het digitale personeelsdossier kun je persoonlijke gegevens van werknemers vastleggen, zoals wie te waarschuwen in geval van nood, opleidingen en beoordelingsgesprekken. Online kun je per medewerker alle mogelijke documenten digitaal opslaan en raadplegen.
Vanaf ongeveer vijf werknemers is Personeel en Salaris Online voor jou al van grote toegevoegde waarde!
Optioneel: HR Extra – de volgende stap in HR-digitalisering
Naast alle mogelijkheden van Personeel en Salaris Online, kun je HR Extra toevoegen aan je pakket. HR Extra ondersteunt je bij de dagelijkse HR-taken, waardoor jij je kunt focussen op wat ècht belangrijk is. Het biedt vele mogelijkheden om je HR-taken te organiseren, digitaliseren en delegeren.
Met de Word-koppeling stel je met één druk op de knop je eigen documenten samen met gegevens uit Personeel en Salaris.
Verlofaanvraag per e-mail
Vervolgens kun je deze digitaal laten ondertekenen door de werknemer en de manager. Deze hebben namelijk met Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS) hun eigen inlog. Hiermee kan een werknemer niet alleen zijn contract digitaal tekenen, maar ook eenvoudige wijzigingen doorvoeren, zijn verlof aanvragen of een declaratie indienen. De manager ontvangt een verlofaanvraag per e-mail en kan deze direct vanuit zijn e-mail goedkeuren.
Vanaf ongeveer tien werknemers kan HR Extra je veel tijdswinst en efficiency opleveren.
Op HRExtra.nl lees je meer over de verschillende onderdelen. In een online of face-to-face gesprek vertellen we je uiteraard graag meer.
Loonadministratie is een onderdeel van de financiële zaken van je organisatie. Wanneer je de kennis, expertise of software in huis hebt, kun je je administratie zelf uitvoeren. Dit geeft je controle en flexibiliteit. De complexiteit van de loonadministratie vraagt om kennis van wet- en regelgeving. Zelf je loonadministratie uitvoeren vergroot kans op administratieve fouten. Dit kan zorgen voor vertraging, mogelijke boetes of sancties.
Het uitbesteden van je loonadministratie biedt vele voordelen. Je maakt gebruik van twee vaste contactpersonen die gespecialiseerd zijn in loonadministratie. Het uitbesteden van je loonadministratie verhoogt de efficiëntie en bespaart je veel tijd. Je hebt altijd en overal toegang tot gegevens en documenten in een beveiligde omgeving. Dit maakt het uitbesteden van loonadministratie aantrekkelijk voor bedrijven van elke omvang.
Wat is loonadministratie?
Loonadministratie is het beheren en verwerken van de salarisbetalingen en gerelateerde financiële zaken van je organisatie. Het doel is om ervoor te zorgen dat werknemers correct en tijdig betaald worden. Het is belangrijk dat de organisatie voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving. Het salaris van je werknemers kun je periodiek (maandelijks of welke 4 weken) verwerken. Dit doe je in samenwerking met een accountantskantoor of salarisadministratiekantoor. Hierbij wordt vaak gebruik gemaakt van salarissoftware of de loonadministratie wordt uitbesteed. Hiermee verhoog je de nauwkeurigheid en verminder je je administratieve lasten.
Wat komt er allemaal kijken bij loonadministratie?
Loonadministratie omvat het berekenen van lonen, het bijhouden van gewerkte uren, het toepassen van belastingen en andere inhoudingen en het zorgen voor de tijdige uitbetaling aan werknemers. Daarnaast omvat de administratie van je lonen het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het indienen van belastingaangiftes, sociale verzekeringsbijdragen en het opstellen van loonstroken. Het doel is om ervoor te zorgen dat werknemers correct en tijdig betaald worden. Het is hierbij belangrijk dat je organisatie voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving.
Welke wetten en regels gelden er bij loonadministratie?
Bij loonadministratie komt veel wet- en regelgeving kijken. Denk alleen al aan het wettelijk minimumloon, eventueel pensioen en verzekeringen. Ook kan er een CAO van toepassing zijn waar je je als werkgever goed aan moet houden. CAO’s krijgen regelmatig een update. Het is belangrijk om deze goed te kennen en in de gaten te houden.
Als werkgever moet je de gegevens van je medewerkers juist verwerken op de salarisstroken en ben je verplicht om deze door te geven aan de belastingdienst. De Belastingdienst heeft hierbij minimaal enkele gegevens van de medewerker nodig, zoals de bedrijfsnaam, persoonsgegevens van de medewerker, het brutoloon, inhoudingen op het loon, het vakantiegeld en de opbouw van het loon.
Kan ik loonadministratie zelf doen?
Afhankelijk van de kennis die binnen jouw bedrijf aanwezig is op het gebied van loonadministratie, kun je je loonadministratie zelf uitvoeren of uitbesteden. Wanneer je zelf je loonadministratie uitvoert, beheer je zelf de gegevens van je organisatie en medewerkers. Hierdoor kun je direct aanpassingen doorvoeren. Je bouwt kennis op van systemen, boekhouding en wet- en regelgeving. Om een goede keuze te maken, kun je rekening houden met deze drie overwegingen:
overweging 1 – signaleren en vastleggen
Gebruik je nog steeds verouderde Excel-bestanden voor je personeelsadministratie? Het is tijd om over te stappen op een geavanceerdere en efficiëntere oplossing: Personeel en Salaris Online. In ons portaal worden alle gegevens overzichtelijk en gestructureerd weergegeven, van persoonlijke informatie van medewerkers tot belangrijke documenten zoals contracten en loonbelastingverklaringen. Alles is met slechts een paar klikken toegankelijk, zodat je niets meer over het hoofd ziet.
overweging 2 – inzicht
Werkgevers vinden in ons systeem alles wat ze nodig hebben voor het beheer van hun loonadministratie. Onze up-to-date dashboards en overzichtelijke rapporten bieden direct inzicht in alle belangrijke cijfers, wat de besluitvorming aanzienlijk vereenvoudigt. Bovendien kunnen gebruikers zelf rapportages, overzichten en pro forma berekeningen samenstellen. Of het nu gaat om het bijhouden van personeelskosten, het analyseren van verlofpatronen, of het maken van prognoses, met onze gebruiksvriendelijke tools is dit allemaal mogelijk. Alle overzichten en rapporten kunnen eenvoudig worden geëxporteerd naar Excel en/of PDF, zodat je ze gemakkelijk kunt delen en archiveren op de manier die jij wenst.
Voor medewerkers bieden we een uitgebreid digitaal personeelsdossier, waar ze eenvoudig hun loonstroken en jaaropgaven kunnen inzien. Alles is beveiligd volgens de strengste AVG-normen, zodat de privacy gewaarborgd blijft. En het beste van alles: dit kan eenvoudig via onze app!
overweging 3 – tijd besparen
Onze salaris- en HR-software integreert moeiteloos met meer dan 115 andere softwaresystemen, waardoor je jouw werk efficiënter kunt uitvoeren. Dit bespaart tijd door dubbele handelingen en invoer te voorkomen. Zo worden bijvoorbeeld in- en uitdiensttredingen en wijzigingen in werknemersgegevens automatisch gesynchroniseerd tussen onze software en jouw systemen. Dit zorgt voor een continue en betrouwbare dekking. Hierdoor ben je verzekerd van up-to-date informatie. Daarnaast kan onze software koppelen met meer dan 40 verschillende uren- en planningssystemen. Gewerkte uren, verlof en ploegentoeslagen worden met één druk op de knop direct doorgestuurd naar je loonadministratie.
Waar moet software voor loonadministratie aan voldoen?
Het uitbesteden van de loonadministratie levert diverse voordelen op, waaronder tijdsbesparing, toegang tot de expertise van twee vaste professionals, en een lager risico op fouten. Wij zorgen ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de nieuwste wet- en regelgeving en passen deze direct toe in je loonadministratie. Medewerkers hebben de mogelijkheid om via hun persoonlijke online omgeving verlofaanvragen, overuren en declaraties in te dienen. De manager kan deze aanvragen vervolgens eenvoudig goedkeuren, waarna ze automatisch worden verwerkt in de online salarisadministratie.
Vragen over loonadministratie?
Wil je meer weten over de verwerking van jouw loonadministratie? Neem contact met ons op.
Een RPP registratie geeft aan of de vakkennis op orde is. RPP staat voor Register Payroll Professional en de registratie vindt plaats door het NIRPA. Het NIRPA is het Nederlands Instituut van Register Payroll Accounting.
NIRPA zorgt sinds 2004 voor kwaliteitsborging van professionals die werkzaam zijn in personeels- en salarisadministratie. Behaalde diploma’s en jaarlijkse Permanente Educatie zijn daarvoor de basis. Een NIRPA certificering wordt steeds vaker meegenomen in de keuze voor salarisadministratie uitbesteden.
De tarieven van salarisadministratie uitbesteden zijn afhankelijk van de branche, cao, het aantal werknemers en de wensen op het gebied van automatisering en HR. Bij ongeveer 20 medewerkers bedragen de kosten circa € 10,- tot € 16,- per medewerker per maand. Je betaalt achteraf en alleen voor de medewerkers waar in die maand een salarisberekening voor is gemaakt.
Als je kiest voor salarisadministratie uitbesteden dan is daarin standaard het volgende opgenomen:
- online programma Personeel en Salaris Portal of Personeel en Salaris Online (afhankelijk van jouw wensen);
- maandelijkse salarisverwerking en aangifte loonheffingen;
- telefonische beantwoording van alle vragen op het gebied van personeel en salaris;
- maandelijks aanleveren van gegevens aan bedrijfstakpensioenfonds;
- mailsignalen over verjaardagen, jubilea en arbeidscontracten (60, 35 en 5 dagen van tevoren);
- signaleren en doorvoeren van aanpassingen in wet- en regelgeving (o.a. CAO, fiscaal, etc.).
Je krijgt toegang tot jouw eigen online personeels- en salarisportal. Hierin kun je wijzigingen doorgeven, de loonstroken versturen met één druk op de knop naar jouw medewerkers, de loonaangifte inzien, het SEPA-betaalbestand downloaden en verschillende overzichten raadplegen op het gebied van bijvoorbeeld je werkgeverslasten of de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Wij richten voor jou de salarisadministratie volledig op maat in en nemen je mee in hoe makkelijk het voor je werkt. Je hebt zelf toegang tot je eigen online omgeving waarmee je zelf eenvoudige wijzigingen aan ons doorgeeft. Wij zorgen voor de online salarisadministratie, cao-verhogingen en aangiften. We bieden je een handige kennisbank met veel korte artikelen over hoe je specifieke zaken in de software kunt opnemen. We maken het je graag zo makkelijk mogelijk en helpen je daar waar nodig. Ook ontvang je van ons nieuwsbrieven met de laatste wet- en regelgeving en bijzonderheden waar jij je voordeel mee kunt doen. Vraag hier een vrijblijvende offerte aan.
Salarisadministratie koppelen
Meer dan 115 koppelingen beschikbaar
Voorkom dubbele invoer, werk efficiënter en bespaar kostbare tijd door je personeels- en salarisadministratie te koppelen aan je andere softwaresystemen. Onze software is aan meer dan 40 uren- en planningssoftware te koppelen, zoals bijvoorbeeld Nostradamus, Dyflexis, Eijsink en ShiftBase. Gewerkte uren, verlof en toeslaguren worden met één druk op de knop verzonden naar je salarisadministratie en meegenomen in de salarisverwerking. Werknemersgegevens voer je slechts op één plek in en ze worden automatisch verwerkt in je uren- en planningssoftware. Eenvoudig, snel en foutloos!
Ook met bijvoorbeeld je verzuimverzekering en met boekhoudprogramma’s als Exact of Twinfield zijn eenvoudig koppelingen te maken. Dankzij ruime ervaring zijn de meeste integraties door ons zeer vlot te realiseren.
Salarisadministratie uitbesteden aan salarisadministratiekantoor
Organisaties die hun salarisadministratie uitbesteden aan een salarisadministratiekantoor besparen daarmee kostbare tijd. Het kost geld, maar onderaan de streep levert het meer op. Dat geldt financieel én in bredere zin. Werknemers waarderen het bijvoorbeeld als je in één keer alle salarissen uitbetaalt en iedereen een digitale loonstrook ontvangt in de app of een eigen portaal.
Een goede salarisadministratie gaat namelijk om meer dan het uitbetalen van het salaris alleen. Natuurlijk is dat belangrijk. Tegelijkertijd is het minstens zo belangrijk dat er geen fouten in sluipen, dat eigen werknemers daar niet te lang mee bezig zijn en dat het allemaal zo soepel mogelijk werkt.
Bij Van Winssen zijn we sterk in salarisadministratie. Niet voor niets kiezen meer dan 800 werkgevers voor onze specialisten en software. Wij koppelen met meer dan 40 systemen voor uren, kassa’s en de planning. In totaal bieden we zelfs meer dan 115 koppelingen. Zo garanderen we een soepel proces voor organisaties die hun salarisadministratie uitbesteden aan een salarisadministratiekantoor.
Waarom zou je de salarisadministratie uitbesteden?
Of, waarom zou je het niet doen? Waarom organisaties de salarisadministratie uitbesteden kun je hen het best zelf vragen. Daarom vroegen we het onze klanten, en dit is wat ze vooral noemden:
- Nieuwe cao’s en wetswijzigingen
Wij zijn als eerste op de hoogte van nieuwe cao’s en wetswijzigingen. Sterker nog, wij houden het al in de gaten als er pas voorzichtig over gesproken wordt. Daardoor kunnen we de systemen er tijdig op aanpassen en geven we het aan als je ergens specifiek rekening mee moet houden. Het is een van de belangrijkste redenen waarom je de salarisadministratie wilt uitbesteden. - Digitale loonstroken voor medewerkers
Vooral medewerkers van de opdrachtgevers waarvoor we werken waarderen de digitale loonstroken. Zij worden blij van de app en het online portaal, waarin ze hun loonstroken beheren en makkelijk terug kunnen vinden. Dat zorgt er vervolgens weer voor dat werkgevers er goed werkgeverschap mee tonen, waardoor onderaan de streep iedereen tevreden is. - In één keer alle salarissen uitbetalen
Voor werkgevers maken we het makkelijk om met één druk op de knop alle salarissen uit te betalen. Dat kan gewoon met een SEPA-betaalbestand, dat het bankprogramma kan inlezen. Het scheelt tijd én voorkomt fouten, dus ook dat maakt zowel werkgevers als werknemers blij.
Salarisadministratie uitbesteden of zelf doen: 3 overwegingen
Wie twijfelt tussen de salarisadministratie uitbesteden of het zelf doen loopt tegen een aantal overwegingen aan. Drie daarvan komen vaak terug als we met potentiële klanten spreken. Wij zetten ze voor je op een rij.
Tijd = geld
Zelfs zonder (heel) commercieel karakter binnen de organisatie is tijd uiteindelijk geld. Wie zelf aan de slag gaat met de salarisadministratie bespaart geld (want geen kosten voor onze inzet en software), maar steekt er tijd in. En die tijd kost geld, omdat in dit tijd ook medewerkers aan andere opdrachten hadden kunnen werken. Of je de medewerkers niet had hoeven inzetten, als je het had uitbesteed.
De keuze tussen uitbesteden of zelf doen van de salarisadministratie is er dus een van tijd en geld. Wij werken efficiënt en voordelig, omdat we gespecialiseerd zijn in de administratie van salarissen. Dat scheelt tijd, en dus geld.
Fouten zijn kostbaar
De keuze tussen de salarisadministratie uitbesteden of zelf doen is er ook een van gemaakte fouten. Natuurlijk doet iedereen z’n best. En zolang het eenvoudig en overzichtelijk blijft lukt dat vaak heel goed. Tegelijkertijd gaat er altijd wel een keer iets fout, als het niet je specialisatie is. Dat is zonde, omdat het opsporen en herstellen van die fouten vaak kostbaar is. Vooral als het lang duurt totdat je erachter komt.
Capaciteit
Tenslotte: heb je de capaciteit om het zelf te doen? Het kost manuren. Die inzet kunnen wij leveren, omdat we sterk zijn in de salarisadministratie. Als je er binnen de organisatie niet aan toekomt blijft het liggen, waardoor er vroeg of laat problemen ontstaan met de uitbetaling van salarissen. En daar zit niemand op te wachten.
Salarisadministratie uitbesteden: de tarieven
Ben je benieuwd naar de salarisadministratie uitbesteden tarieven? Het tarief bedraagt zo’n €10 tot €16 per medewerker per maand. Bij een modaal salaris gaat het dus om 0,4% van de bruto loonsom.
De salarisadministratie uitbesteden tarieven zijn laag vanaf ongeveer 20 medewerkers. Dat zijn de werkgevers waarop we ons richten, omdat we je dan kunnen helpen om tijd, inzet en kosten te besparen.
Het precieze tarief berekenen we op basis van jouw organisatie. Je betaalt het tarief vervolgens achteraf, en alleen voor de medewerkers waarvoor we in die periode een salarisberekening maken.
Ben je benieuwd naar de kosten voor salarisadministratie uitbesteden?
Wij laten je graag meer zien van de mogelijkheden van Personeel en Salaris. Graag maken we een afspraak om je alles te laten zien. Vraag hier je offerte op voor kosten van salarisadministratie uitbesteden.