Loonadministratie uitbesteden of zelf doen?

Loonadministratie is een onderdeel van de financiële zaken van je organisatie. Wanneer je de kennis, expertise of software in huis hebt, kun je je administratie zelf uitvoeren. Dit geeft je controle en flexibiliteit. De complexiteit van de loonadministratie vraagt om kennis van wet- en regelgeving. Zelf je loonadministratie uitvoeren vergroot kans op administratieve fouten. Dit kan zorgen voor vertraging, mogelijke boetes of sancties.

Het uitbesteden van je loonadministratie biedt vele voordelen. Je maakt gebruik van twee vaste contactpersonen die gespecialiseerd zijn in loonadministratie. Het uitbesteden van je loonadministratie verhoogt de efficiëntie en bespaart je veel tijd. Je hebt altijd en overal toegang tot gegevens en documenten in een beveiligde omgeving. Dit maakt het uitbesteden van loonadministratie aantrekkelijk voor bedrijven van elke omvang.

Wat is loonadministratie?

Loonadministratie is het beheren en verwerken van de salarisbetalingen en gerelateerde financiële zaken van je organisatie. Het doel is om ervoor te zorgen dat werknemers correct en tijdig betaald worden. Het is belangrijk dat de organisatie voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving. Het salaris van je werknemers kun je periodiek (maandelijks of welke 4 weken) verwerken. Dit doe je in samenwerking met een accountantskantoor of salarisadministratiekantoor. Hierbij wordt vaak gebruik gemaakt van salarissoftware of de loonadministratie wordt uitbesteed. Hiermee verhoog je de nauwkeurigheid en verminder je je administratieve lasten.

Wat komt er allemaal kijken bij loonadministratie?

Loonadministratie omvat het berekenen van lonen, het bijhouden van gewerkte uren, het toepassen van belastingen en andere inhoudingen en het zorgen voor de tijdige uitbetaling aan werknemers. Daarnaast omvat de administratie van je lonen het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het indienen van belastingaangiftes, sociale verzekeringsbijdragen en het opstellen van loonstroken. Het doel is om ervoor te zorgen dat werknemers correct en tijdig betaald worden. Het is hierbij belangrijk dat je organisatie voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving.

Welke wetten en regels gelden er bij loonadministratie?

Bij loonadministratie komt veel wet- en regelgeving kijken. Denk alleen al aan het wettelijk minimumloon, eventueel pensioen en verzekeringen. Ook kan er een CAO van toepassing zijn waar je je als werkgever goed aan moet houden. CAO’s krijgen regelmatig een update. Het is belangrijk om deze goed te kennen en in de gaten te houden.

Als werkgever moet je de gegevens van je medewerkers juist verwerken op de salarisstroken en ben je verplicht om deze door te geven aan de belastingdienst. De Belastingdienst heeft hierbij minimaal enkele gegevens van de medewerker nodig, zoals de bedrijfsnaam, persoonsgegevens van de medewerker, het brutoloon, inhoudingen op het loon, het vakantiegeld en de opbouw van het loon.

Kan ik loonadministratie zelf doen?

Afhankelijk van de kennis die binnen jouw bedrijf aanwezig is op het gebied van loonadministratie, kun je je loonadministratie zelf uitvoeren of uitbesteden. Wanneer je zelf je loonadministratie uitvoert, beheer je zelf de gegevens van je organisatie en medewerkers. Hierdoor kun je direct aanpassingen doorvoeren. Je bouwt kennis op van systemen, boekhouding en wet- en regelgeving. Om een goede keuze te maken, kun je rekening houden met deze drie overwegingen:

overweging 1 – signaleren en vastleggen

Gebruik je nog steeds verouderde Excel-bestanden voor je personeelsadministratie? Het is tijd om over te stappen op een geavanceerdere en efficiëntere oplossing: Personeel en Salaris Online. In ons portaal worden alle gegevens overzichtelijk en gestructureerd weergegeven, van persoonlijke informatie van medewerkers tot belangrijke documenten zoals contracten en loonbelastingverklaringen. Alles is met slechts een paar klikken toegankelijk, zodat je niets meer over het hoofd ziet.

overweging 2 –  inzicht

Werkgevers vinden in ons systeem alles wat ze nodig hebben voor het beheer van hun loonadministratie. Onze up-to-date dashboards en overzichtelijke rapporten bieden direct inzicht in alle belangrijke cijfers, wat de besluitvorming aanzienlijk vereenvoudigt. Bovendien kunnen gebruikers zelf rapportages, overzichten en pro forma berekeningen samenstellen. Of het nu gaat om het bijhouden van personeelskosten, het analyseren van verlofpatronen, of het maken van prognoses, met onze gebruiksvriendelijke tools is dit allemaal mogelijk. Alle overzichten en rapporten kunnen eenvoudig worden geëxporteerd naar Excel en/of PDF, zodat je ze gemakkelijk kunt delen en archiveren op de manier die jij wenst.

Voor medewerkers bieden we een uitgebreid digitaal personeelsdossier, waar ze eenvoudig hun loonstroken en jaaropgaven kunnen inzien. Alles is beveiligd volgens de strengste AVG-normen, zodat de privacy gewaarborgd blijft. En het beste van alles: dit kan eenvoudig via onze app!

overweging 3 – tijd besparen

Onze salaris- en HR-software integreert moeiteloos met meer dan 115 andere softwaresystemen, waardoor je jouw werk efficiënter kunt uitvoeren. Dit bespaart tijd door dubbele handelingen en invoer te voorkomen. Zo worden bijvoorbeeld in- en uitdiensttredingen en wijzigingen in werknemersgegevens automatisch gesynchroniseerd tussen onze software en jouw systemen. Dit zorgt voor een continue en betrouwbare dekking. Hierdoor ben je verzekerd van up-to-date informatie. Daarnaast kan onze software koppelen met meer dan 40 verschillende uren- en planningssystemen. Gewerkte uren, verlof en ploegentoeslagen worden met één druk op de knop direct doorgestuurd naar je loonadministratie.

Waar moet software voor loonadministratie aan voldoen?

Het uitbesteden van de loonadministratie levert diverse voordelen op, waaronder tijdsbesparing, toegang tot de expertise van twee vaste professionals, en een lager risico op fouten. Wij zorgen ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de nieuwste wet- en regelgeving en passen deze direct toe in je loonadministratie. Medewerkers hebben de mogelijkheid om via hun persoonlijke online omgeving verlofaanvragen, overuren en declaraties in te dienen. De manager kan deze aanvragen vervolgens eenvoudig goedkeuren, waarna ze automatisch worden verwerkt in de online salarisadministratie.

Vragen over loonadministratie?

Wil je meer weten over de verwerking van jouw loonadministratie? Neem contact met ons op.

Met HR Extra laat je je contracten en andere documenten eenvoudig digitaal ondertekenen. Dit vereenvoudigt je administratieve proces en voorkomt het gedoe van ‘afdrukken, ondertekenen, scannen en e-mailen’. Vanuit de software bied je het contract digitaal aan je medewerker aan, ter ondertekening. Medewerkers en managers zetten vanuit hun eigen digitale omgeving een digitale handtekening. Alle getekende documenten worden direct na ondertekening toegevoegd aan het digitale personeelsdossier. Documenten blijven niet meer liggen, wachtend op een handtekening. Je kunt jouw werk gewoon direct online afhandelen.

Met het digitale personeelsdossier in onze personeelsadministratiesoftware heb je één plek, waar je alle documenten van jouw werknemers kunt bewaren. Kopie ID-bewijzen, ingevulde loonbelastingverklaringen, getekende contracten, aanzeggingen etc. De documenten voeg je eenvoudig (als pdf) toe aan het dossier van de werknemer. Je kiest een eigen omschrijving en kunt ook een datum meegeven waarvoor een document geldig is. Per werknemer heb je zo jouw personeelsdossier digitaal op orde.

Omdat je jouw personeelsdossier online bijhoudt in onze personeels- en salarissoftware, heb je altijd en overal toegang tot de documenten. Bij een controle van de bijvoorbeeld de Belastingdienst hoef je niet te zoeken in ordners of op computers. Vanaf iedere locatie toegankelijk en toch goed beveiligd.

Als een werknemer in dienst komt, dan ben je verplicht om de identiteit van een werknemer vast te stellen. Je kunt dat doen door aan de werknemer zijn identiteitsbewijs te vragen en deze te checken. Met de kopie kun je aantonen dat je de werknemer bij indiensttreding hebt geïdentificeerd. Een kopie van een rijbewijs voldoet niet.

Je bent als werkgever ook verplicht om vast te leggen of de werknemer de loonheffingskorting toe wil passen en vanaf wanneer dat het geval is. Ook als de werknemer geen gebruik wil maken van de heffingskorting is dat verplicht.

Lees hier meer over welke documenten je als werkgever van een medewerker moet hebben.